El Ciclo de un Reporte de Operación Sospechosa

El régimen de antilavado de dinero (ALD), al que las instituciones financieras están sujetas, data de 1970, con varias enmiendas a través del tiempo. Cifras de las Naciones Unidas indican que entre 2-5% del producto interior bruto mundial (PIB) es producto de lavado de dinero.¹

A la misma ves, ¿Cuántos reportes de operaciones sospechosas (ROS) están radicando las instituciones financiera y cuántos de estos terminan en una investigación que provee valor? Las cifras publicadas por la Red Contra los Delitos Financieros (FinCEN, por sus siglas en inglés) indican que, solamente en el 2017, se radicaron más de 3 millones de ROS en los EE.UU.² De estos, apenas 5% o 100.000 tienen utilidad para las agencias de orden público. Por otro lado, los sujetos obligados gastan billones de dólares para unos resultados que distan de ser aceptables.

¿Qué Puede Hacer la Industria Financiera Para Mejorar Estas Estadísticas?

En los EE.UU. se esperan cambios legislativos y ya se han presentado varios proyectos en el congreso que la industria espera ayude a mejorar la eficiencia, establecer expectativas realistas y cumplir la misión de proveer información a las autoridades de orden público que les ayude a encausar a los delincuentes. Por otro lado, las instituciones financieras no descansan en su misión de mejorar los procesos de investigación. Algunas están optando por utilizar inteligencia artificial o robótica, lo cual no sustituye al humano, pero requiere de esfuerzos integrados de informática y tener la data en perfecto estado. No todas las instituciones están en posición de incurrir en esos gastos o tiene el personal adecuado para manejarlos. Otras instituciones están reanalizando sus procesos actuales para ver si se está optimizando el recurso de la mejor manera. En esa vena es saludable comenzar de cero, desde donde comienza la investigación de un cliente que observa una conducta inusual o que sus transacciones no hacen sentido para su perfil.

El proceso de investigación comienza con la captura del incidente o actividad sospechosa. Hay varios mecanismos que las instituciones tienen para obtener información, desde reportes de empleados, solicitudes de información por autoridades de orden público hasta el sistema de monitoreo transaccional que levanta alertas cuando el cliente se sale de su comportamiento esperado. Los reportes de empleados son sumamente valiosos ya que estos son los que tienen el contacto con el cliente. Por lo que parte del proceso debe ser adiestramiento continuo para que estos identifiquen la actividad del cliente como inusual—una vez se produce una alerta comienza el proceso de investigación.

En los EE.UU. la Ley Patriótica del 2002 permite a las instituciones financieras compartir información a través de la Sección 314 (b).³ Este es otro mecanismo importante que se encuentra al alcance del investigador que autoriza compartir información entre instituciones financieras sobre actividad relacionada al ALD y la lucha contra el financiamiento del terrorismo. Una vez se identifica que el cliente mantiene cuentas en otras instituciones—y dentro de los procedimientos establecidos—se puede obtener información adicional que ayude a redondear la investigación.

Una vez la investigación ha concluido se procede a documentar la razón por la cual la actividad no amerita un ROS o, si de lo contrario, se requiere reportarla. El reporte debe expresar completamente qué es lo que se entiende es inusual o irregular sobre la actividad del cliente. La sección de la narrativa en el ROS es fundamental para el lector poder entender la naturaleza y circunstancia de los detalles reportados. En los EE.UU., la sección de la narrativa permite 17.000 caracteres, además de permitir que se adjunte un expediente en Excel, si la institución financiera entiende puede ser de utilidad.

La narrativa es esencial en varios aspectos. No solo se utiliza para explicar la actividad sospechosa, sino que además es útil para efectuar un análisis de palabras claves en ROS radicados, lo puede ayudar a encontrar tendencias y situaciones en común proveyendo una muestra representativa para mayor enfoque. Es imperativo que la narrativa esté claramente articulada para que el análisis sea efectivo.

Algunos consejos y mejores prácticas en la redacción de reportes comienzan con algo tan básico como conocer la audiencia y estructurar la narrativa de una manera fácil de entender. No asuma que el lector está familiarizado con la terminología interna de su institución o las siglas que utilizan. Lo que es común para el empleado bancario puede ser difícil de entender para alguien que no está en su posición. Una recomendación práctica es pensar si lo escrito lo entendería un ciudadano común. La narrativa debe ser suficiente para explicar la cronología y actividad inusual sin que sea necesario utilizar los términos internos de su institución.

Tener personal y gerentes con experiencia en procesos de análisis e investigación de transacciones financieras complejas es esencial. Igual de importante es tener personal que sepa supervisar el proceso de la A a la Z. A su vez, no se debe minimizar la importancia de la redacción. Se debe presentar una historia cronológica que comience con una introducción indicando el propósito del ROS y una descripción general de la supuesta violación o actividad inusual.

El cuerpo del ROS debe contener 5 puntos cardinales para facilitar el entendimiento al lector de la investigación realizada: quién, qué, cuándo, dónde y por qué:

¿Quién condujo la actividad?
- Además de describir a los sospechosos, piense qué puede agregar en cuanto a la relación del sospechoso con su institución, ocupación y cuánto tiempo ha sido cliente.
¿Qué lo llevó a concluir que había actividad inusual o sospechosa?
- Describa la transacción, instrumentos utilizados y la actividad que motivo la sospecha.
¿Cuándo ocurrió la actividad?
- Cuantas veces ocurrió, fecha y si se trata de un patrón, desde cuándo comenzó hasta cuando culminó, cuando fue detectado y la descripción de la actividad mientras duró.
¿Dónde ocurrió la actividad?
- Si fue en una sucursal, provea dirección, o si fue electrónica, debe incluir la dirección de IP.
¿Por qué se considera la actividad inusual o sospechosa?
- Identifique cuentas y los tipos de cuentas afectadas, y cualquier información relevante que ayude a entender la actividad reportada y como ocurrieron las transacciones o cómo se desarrolló el patrón detectado.

Una vez radicado el ROS no se acaba la obligación, hay varias situaciones donde la institución debe comunicarse con agentes del orden público para indicar que se ha radicado un ROS. El procedimiento interno a su vez debe detallar este proceso. Un ejemplo clásico para informar a las autoridades es cualquier ROS que tenga que ver con terrorismo o en el evento de que haya una figura pública envuelta. Esta es una de las áreas en que es imperativo se trabaje de la mano entre las instituciones financieras y las autoridades del orden público y se cuenten con contactos dentro de las agencias. Además, la investigación no termina ahí. Cuando se observa que la actividad continúa, un ROS debe ser radicado después de 90 días, aunque se tiene hasta 120 días después de la radicación del primer ROS para reportar la actividad nueva. Este ROS debe detallar la fecha del ROS anterior y la actividad reportada.

En conclusión, se debe recordar que, el propósito final del arduo trabajo de cada uno de los oficiales de cumplimiento es proveer herramientas para las autoridades capturar y enjuiciar actividad delictiva relacionada al lavado de dinero, terrorismo y otros delitos financieros. Una buena narrativa debe permitir a un lector que no ha estado inmerso en los hechos entender la historia. Mas importante y puntual para el trabajo que hace cada investigador es que los ROS ayudan a identificar potencial actividad ilegal proporcionando a las autoridades un medio para detectar y prevenir actividad ilícita a nivel individual y sistémico.

Lcda. Marilú Jimenez, CAMS, fundadora, Financial Intelligence
Network & Compliance Advisors, San Juan, Puerto Rico,
mjimenez@fincadvisors.com